Публикация статьи Артема Денисова на Lean-Center.ru
Перевести персонал на УРР – зачастую хорошая идея, но надо сделать это правильно и с юридической точки зрения, чтобы потом не было судебных рисков и т.п. Какие риски здесь есть и как их лучше всего минимизировать?
По просьбе портала LEAN-CENTER.RU своим мнением делится Артем Денисов, управляющий партнер Юридической компании “Генезис”:
Риск 1 – отсутствие записи в трудовой книжке сведений о работе (либо отсутствие трудовой книжки)
По общему правилу работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной. Это требование распространяется на работодателей – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Трудовой кодекс РФ разрешает не вносить в трудовую книжку запись о дистанционной работе и даже не оформлять трудовую книжку, если дистанционный работник устраивается на работу впервые (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Однако в силу указанной нормы это допустимо, только если между работником и работодателем имеется соответствующее соглашение. Форма соглашения об отказе оформлять трудовую книжку и/или заполнять ее законодательно не установлена.
Что необходимо сделать
Целесообразно оформить письменно, прописав в условиях трудового договора либо составив отдельный документ (например, заявление, написанное работником и завизированное работодателем). Это поможет впоследствии избежать возможных претензий со стороны работника по поводу того, что период его дистанционной работы не отражен в трудовой книжке, а также защитит работодателя от привлечения к ответственности за несвоевременное оформление данного документа.
Например, в трудовом договоре может быть сформулировано соответствующее условие.
В таком случае основным документом, подтверждающим стаж работника, будет его экземпляр трудового договора. Дополнительным подтверждением могут быть копии приказов о приеме на дистанционную работу и об увольнении, надлежаще оформленные работодателем. Такой вывод можно сделать из анализа положений ч. 5 ст. 312.1, ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ.
Если такое соглашение отсутствует или впоследствии возникает необходимость внести сведения о дистанционной работе в трудовую книжку, работнику надлежит предъявить ее лично либо направить по почте заказным письмом с уведомлением. Тому, кто поступает на работу впервые, трудовую книжку должен оформить работодатель.
Риск 2 – обмен документами с работником посредством электронных средств связи без использования усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – УКЭП).
Лицо, поступающее на дистанционную работу, может предъявить работодателю документы, указанные в ст. 65 ТК РФ, в электронном виде.
Обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование усиленной квалифицированной электронной подписи (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
Электронный документ, подписанный УКЭП, законодательством приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ). Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами прямо предусмотрено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).
Электронный документ, подписанный УКЭП и признаваемый равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью, признается аналогом документа в бумажном виде, подписанного собственноручной подписью и заверенного печатью, обязательное наличие которой предусмотрено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота.
Что необходимо сделать
- Потребовать работника получить УКЭП
- Работодатель вправе потребовать, чтобы нотариально заверенные копии этих документов были направлены ему по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
В таком же порядке происходит работника с локальными нормативными актами организации.
Риск 3 – заключение трудового договора ненадлежащим образом и отсутствие условия о дистанционной работе может повлечь ответственность для работодателя за нарушение трудового законодательства.
Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить как в бумажном виде, так и в электронной форме – путем обмена между работником и работодателем электронными документами с использованием обеими сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ, ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).
Что необходимо сделать
Работодатель не позднее трех календарных дней с момента заключения договора обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр договора в бумажном виде (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).
В договоре обязательно нужно указать вид работы – дистанционная
Имеет смысл указать в трудовом договоре, что правила внутреннего трудового распорядка распространяются на работника в части, не противоречащей сути заключенного с ним трудового договора.
Такая рекомендация связана с тем, что ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ работнику предоставлено право самостоятельно распределять свое рабочее время и время отдыха. Однако данное положение вступает в противоречие с обязанностью подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка организации (ст. 15 ТК РФ).
Помимо обязательных, в договор по соглашению сторон могут быть включены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника , в частности:
- о порядке внесения записей в трудовую книжку;
- о порядке и сроках обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя.
Риск 4 – установление трудовым договором о дистанционной работе дополнительных оснований его расторжения по инициативе работодателя дискриминационного характера.
Трудовой договор с дистанционными работниками может быть прекращен по общим основаниям, установленным Трудовым кодексом РФ.
Вместе с тем, в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ). Например, может быть оговорено право работодателя уволить работника, если количество вычислительных, корректорских ошибок, допущенных при выполнении работы, превысит допустимый процент, установленный трудовым договором, а также в случае регулярного (более двух раз) несоблюдения формата отчета о выполненном задании и др.
Установленные трудовым договором о дистанционной работе дополнительные основания его расторжения по инициативе работодателя не должны носить дискриминационного характера. В силу ст. 3 ТК РФ не допускается ограничение трудовых прав и свобод в зависимости от обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника.
Что необходимо сделать
Во избежание спорных ситуаций и двоякого толкования дополнительные условия целесообразно формулировать в договоре предельно четко.
Не являются дискриминацией такие ограничения прав работников, которые определяются свойственными данному виду труда требованиями.